会议是提供信息传递和交流的主要场所之一，当前商务交流频频或是大型的政务会议等，有些是要收费会务，有些限人会务，加上人员来自，给会务的组织管理加大了难度，变得千头万绪，因会议级别高、参会代表人员众多、来自全国各地，所以会务组织工作压力较大，会务组织人员难以凭记忆对参会代表进行准确辨认。因此，如何对参会代表进行有效的身份识别和统计成为了会议组织管理工作的一个重点。而会议的频繁举行也更加加剧了会议管理的难度，靠简单的签到已经不能满足管理的需要了，不可避免的疏漏就在所难免了，客户的抱怨，主管的指责给会务人员的心理压力加激。
随着智能科技的发展，很多会议开始应用超高频RFID技术进行人员会议签的管理，全体人员每人佩戴超高频无源电子标签一张，作为门禁签到卡。上、下会议只要通过超高频读写器有效识别范围，超高频阅读器即可识别到该标签信息，通过软件系统自动记录考勤信息，同时控制电子锁开门。
该套超高频RFID系统主要由计算机、控制主机、超高频模块、RFID天线、电子标签卡、系统管理软件、桌面式发卡器组成。
系统流程如下：
1、实时检测红外感应探测器的输入信号，当有人通过时触发启动读卡事件开始扫描工卡；
2、当读到卡号后，在数据库中检索该卡对应的人员个人资料；
3、如果此卡的信息已经录入， 且状态为在职，则显示该卡对应人员的基本信息和照片，同时给出声音提示；
4、控制打开电子锁；
参会人员只需在身上配戴合法卡，无需主动刷卡，通过开放式通道会议签到机时，系统自动识别、采集并记录相关人员信息，使系统更智能化；识别速度极快：高达100人/秒，解决排队刷卡签到等拥堵现象；视频联动功能：当发现非法人员进出时，系统可联动摄像头，并抓拍图像；实现请假、外出自动化，实现无纸自动人事管理。
应用超高频RFID读写器系统管理会议签到能有效提高人员考勤、门禁管理的效率和准确性，实现远距离无接触自动识别。采用的无源电子标签和超高频阅读器，较之低频的门禁考勤系统具有识别距离远，识别速度快等特点，配以液晶显示器和美观大方的软件设计，可以有效提升企业形象和管理效果。对于系统集成商来讲，采用的无源电子标签和超高频阅读器，以及远距离、快速识别可以作为一个很好的卖点，提高在会议签到系统的竞争力。拥有高效、便捷、智能的会议签到流程，也会给参会的嘉宾对会议留下一个深刻的印象。